Zarządca sukcesyjny – nowa rola do zakomunikowania w firmach rodzinnych

Chodzi oczywiście o Ustawę z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej, która pozwala właścicielom takich firm wyznaczyć za swojego życia osobę, która przejmie zarządzanie na okres dwóch lat (lub na wniosek zainteresowanych, potwierdzony zgodą sądu – na pięć lat) od ich śmierci do pełnego objęcia majątku przez spadkobierców. Daje to czas dla rodziny na przeżycie żałoby i spokojne poukładanie spraw zmarłego przedsiębiorcy.

Ustawa jest w części zasługą mojego klienta – Fundacji Firmy Rodzinne, która podjęła temat trochę ponad trzy lata temu podczas Forum dla Wolności i Rozwoju, kontynuując wysiłki Zofii Drohomireckiej, która sama ciężko doświadczona nagłą śmiercią męża i jednoczesnym ratowaniem rodzinnej firmy była chyba pierwszą osobą w Polsce mówiącą głośno o problemie. Na  podstawie rozmowy z Panią Zofią napisałem zresztą artykuł pt. „Matka zarządu sukcesyjnego. Zniecierpliwiona, ale usatysfakcjonowana“ dla biuletynu Fundacji Firmy Rodzinne (link na końcu tego wpisu).

Fundacja Firmy Rodzinne i inne organizacje działające na rzecz rodzinnej przedsiębiorczości w Polsce podkreślają jednak, że ustawa – choć ważna i potrzebna – nie zwalnia samych przedsiębiorców z odpowiedzialności zaplanowania sukcesji w sensie merytorycznym (a nie tylko formalno-prawnym, zdając się na nowe regulacje wynikające z ustawy sukcesyjnej i zasad dziedziczenia). Temat jest obszerny i wymagający dużych przygotowań, często również zaangażowania zewnętrznego doradcy.

Trzeba sobie zdawać sprawę, że wyznaczenie zarządcy sukcesyjnego również będzie się wiązało ze sporym wysiłkiem mentalnym ze strony właściciela czy rodziny właściciela. To taka mała sukcesja, preludium do właściwej, a w zasadzie – jej integralny element.

Pomijając aspekt trudnego wyboru (lub poszukiwania) zarządcy sukcesyjnego oraz sukcesora/sukcesorów – trzeba w jakiś sposób poinformować o nich otoczenie firmy. Przecież w sytuacji śmierci właściciela – to oni kolejno będą podejmować kluczowe decyzje i z nimi trzeba będzie prowadzić ustalenia w poszczególnych obszarach funkcjonowania firmy.

Należy zatem przemyśleć i zatroszczyć się o odpowiednią informację dla czterech głównych grup, które z całą pewnością będą mieć styczność z zarządcą sukcesyjnym:

pracownicy firmy (w tym szczególnie managerowie)

klienci

dostawcy

urzędy/administracja publiczna

W odniesieniu do każdej z tych grup należy sformułować inny przekaz – inny jest bowiem rodzaj relacji łączących z nią obecnego właściciela. Inna będzie więc również rola zarządcy wobec każdej z nich.

Warto zadać sobie trud i wcześniej przygotować odpowiedzi na pytania, które mogą mieć przedstawiciele poszczególnych grup wobec zarządcy sukcesyjnego. Pierwsza sprawa – należy wyjaśnić kto to jest i skąd się wziął. O ile w środowisku rodzinnych przedsiębiorców temat ustawy był dość gorąco dyskutowany i śledzony – kontrahenci spoza grona firm rodzinnych wcale nie musieli się tym interesować. Dobrze jest więc wyjaśnić kwestię tego, co do niedawna działo się z firmą osoby fizycznej po śmierci przedsiębiorcy, a jak teraz to się zmienia i kto wobec tego będzie tą „osobą awaryjną“. Ważne jest, aby jak najwcześniej budować autorytet następcy.

O ile zarządca sukcesyjny może być osobą znaną w firmie (gdy wyznaczony zostanie np. jeden z managerów, główny księgowy czy jakiś inny pracownik), to nie oznacza jeszcze, że zna go otoczenie zewnętrzne firmy. Trzeba zatem zadbać o odpowiednie zaprezentowanie zarządcy przez przedsiębiorcę i uniknąć sytuacji, w której będzie on lub ona z zmuszony przedstawiać się kontrahentom samemu. Wszyscy ludzie czują opór wobec „nowego“, więc nawet w sytuacji, gdy „firmy znają się ze sobą“ od dłuższego czasu, zmiana lidera może mieć ogromny wpływ na dalsze prowadzenie wspólnych interesów. Zresztą każdy, kto ma za sobą kilka lat prowadzenia firmy doświadczył pewnie czegoś podobnego w relacjach z kontrahentami, u których zmieniły się tzw. osoby kontaktowe.

W równym stopniu możemy to odnieść do klientów, dostawców, jak i administracji publicznej. Zasady są te same, ale kierowany do każdej z tych grup przekaz musi być inny i nie ma tu gotowej formułki. Wszystko zależy od aktualnych relacji właściciela z otoczeniem.

Jest jednak jedna reguła, o której warto pamiętać – co dotyczy zresztą każdej sytuacji związanej z komunikowaniem zmiany:

Trochę jak z kryzysem – kto pierwszy poda informację, ten będzie miał kontrolę nad przekazem, bo wyznaczy punkt odniesienia dla dalszych komunikatów.

Tak samo z zarządcą – lepiej jest o nim zakomunikować wcześniej, zanim temat wypłynie z drugiego obiegu (a prędzej czy później na pewno tak się stanie) i wokół „namiestnika“ zdążą namnożyć się plotki.

To samo dotyczy zresztą przyszłych sukcesorów. Z nimi jest jeszcze gorzej, bo zarządca jest tymczasowy, a sukcesorzy mają latami prowadzić dalej firmę.

Tak, jak planuje się i przygotowuje stopniowe dochodzenie sukcesorów do zarządu, a potem do własności, tak samo należy komunikować ten proces otoczeniu, budując grunt pod przyszłe relacje następców przedsiębiorcy. Warto mieć na to strategię i plan, które zapewnią spójność działań i podążanie w określonym kierunku.

Mogę w tym pomóc.

Od 10 lat zajmuję się komunikacją w biznesie i organizacjach pozarządowych, z czego od siedmiu współpracuję z Fundacją Firmy Rodzinne, więc temat rodzinnych przedsiębiorstw jest mi bardzo bliski. Od pięciu lat pomagam Fundacji projektując i opracowując raporty bazujące na badaniach opinii publicznej na temat firm rodzinnych. Znam oczekiwania konsumentów i bolączki przedsiębiorców Z moją pomocą łatwiej zatroszczysz się o potrzeby informacyjne ważnych dla firmy interesariuszy.

Zadzwoń lub napisz, żeby umówić spotkanie, na którym wspólnie zastanowimy się, jak podejść do tego zagadnienia w Twoim konkretnym przypadku.

—

„Matka zarządu sukcesyjnego. Zniecierpliwiona, ale usatysfakcjonowana“ – tekst na str. 21 biuletynu Fundacji Firmy Rodzinne, wiosna 2018, https://ffr.pl/wp-content/uploads/2018/04/FFR_biuletyn_WIOSNA_2018.pdf