Jak komunikacyjnie przygotować się do targów?

Po okresie przestoju targi ruszyły. Powróciły znane i bardzo ważne imprezy targowe. Jak wynika badań przeprowadzonych na przełomie kwietnia i maja 2022 roku przez Polską Izbę Przemysłu Targowego średnia liczba wystawców i zajęta powierzchnia wystawiennicza stanowi około 70-80% stanu sprzed pandemii i nadal rośnie. To dobra informacja dla tych wszystkich firm dla których obecność na co najmniej jednej imprezie targowej w ciągu roku była stałą pozycją w ich kalendarzu marketingowym. Może się okazać, że w tym roku będzie jeszcze lepiej. Z tego artykułu dowiesz się, jak najbardziej efektywnie wykorzystać potencjał targów w komunikacji marki.

Określ cele firmy

Biorąc pod uwagę z jak wysokimi kosztami wiąże się wystawienie firmy na targach oraz jaką potencjalnie korzyść może przynieść udział w takim wydarzeniu, przygotowania do samej imprezy targowej należy rozpocząć odpowiednio wcześnie. Chcąc zaprezentować swoją markę na targach powinieneś przede wszystkim zdefiniować czego oczekujesz od udziału w imprezie targowej i jakie są twoje cele biznesowe. Następnie zaplanuj budżet, aby móc zdecydować jakie wydatki są konieczne, oszacować wszystkie koszty: opłaty stoiska, koszty materiałów promocyjnych, opłaty za udział w targach, koszty związane z komunikacją: powierzchnia reklamowa, treści sponsorowane w mediach społecznościowych itd., o czym za chwilę.

W kolejnym kroku powinieneś określić cele komunikacyjne (co chcesz wykorzystać podczas targów i jak chcesz komunikować swoją ofertę do klientów). Bardzo ważne jest, aby starannie zbudować komunikację zastanawiając się jakie kanały będą tutaj najskuteczniejsze. Zbyt często firmy skupiają się jedynie na fizycznych materiałach reklamowych – tym co będzie wręczane klientom podczas imprezy targowej, na wyglądzie stoiska czy zapewnieniu  prezencji osób, które będą obsługiwać na nim klientów. Nie umniejszając ważności powyższych, trzeba jednak pamiętać, aby stworzyć silne podstawy komunikacji, na których nadbuduje się widoczny dla odwiedzających targi efekt.

Zadbaj o kanały komunikacji

Odpowiednio przygotowany udział w targach ma szansę stać się istotnym narzędziem realizowania celów marketingowych i public relations. Przed każdymi targami warto przygotować media plan, uwzględniając komunikację w mediach zewnętrznych i mediach własnych. Kluczowe jest określenie osi komunikacyjnej, czyli tego co najważniejsze do przekazania potencjalnym klientom. Wokół tej osi należy zbudować całą strategię, która uwzględni płatne i bezpłatne kanały komunikacji. Warto także nanieść wszystkie zadania na oś czasu albo wykorzystać do planowania znakomite narzędzie jakim jest wykres Gantta, który pomaga pilnować terminów.

Postaraj się pomyśleć niekonwencjonalnie i wybierz pretekst komunikacyjny, który rzeczywiście zainteresuje dziennikarzy. Jeżeli nie są to twoje pierwsze targi, to pewnie wiesz jak na ogół prezentują się firmy z twojej branży i umyślnie zaprezentuj coś innego, czasem abstrahując nieco od oferty stoiskowej. Następnie przygotuj pakiet materiałów prasowych (zawierający nieszablonowe ujęcie tematu, zdjęcia, opisy produktów, informacje o firmie) i dostarcz go wybranym mediom. Nieszablonowy temat lub podejście zawsze procentuje w liczbie publikacji, które ukazują się w efekcie takiego podejścia.

Spróbuj zaprosić również dziennikarzy, aby odwiedzili stoisko firmy, którą reprezentujesz. Jeżeli istnieje możliwość za pośrednictwem telewizji przeprowadzenia relacji na żywo z targów lub chociaż wzięcia udziału w powstającym reportażu czy relacji, to warto z takiej opcji skorzystać. Do takiego wystąpienia trzeba się dobrze przygotować – w kilka czy kilkanaście minut można przekazać wiele o firmie, produktach, czy promocjach.

Nie należy także zapominać o mediach własnych. W pierwszej kolejności warto przejrzeć stronę internetową i uzupełnić ewentualne braki, czy nanieść niezbędne aktualizacje. Do szerokiego komunikowania o swojej obecności na targach wykorzystaj media społecznościowe tworząc na tę okazję posty, grafiki, wideo, wsparte płatną kampanią reklamową. Warto także w czasie trwania imprezy targowej na bieżąco relacjonować to, co dzieje się na stoisku, na targach lub ewentualnie na imprezach towarzyszących – zwłaszcza jeżeli przedstawiciel firmy wygłasza tam prelekcje.

Jedną z form wydawniczych w ramach której firma może się zareklamować jest katalog targowy drukowany przez organizatora wydarzenia. To odpowiednie miejsce, aby przedstawić firmę oraz zaprezentować produkty czy nowości, które mogą zainteresować przybyłe na targi osoby. Tutaj obowiązuje zasada „wyróżnij się albo zgiń”. Jeśli nie masz pomysłu na treść, która będzie wykraczała poza kanony pisania o produktach w branży, lepiej odpuść tę formę promocji. Przynajmniej oszczędzisz pieniądze.

Wielowymiarowa obecność na targach

Bardzo często równolegle z ofertą wystawienniczą na terenie targów odbywa się wiele wydarzeń towarzyszących, które mają postać konkursów branżowych, kongresów, pokazów czy też wykładów. Warto również rozważyć obecność marki w jednym z tych wydarzeń, zwłaszcza jeżeli można zaprezentować się i pozycjonować jako ekspert.

Wskazane jest, aby podczas trwania targów na stoisku była obecna osoba odpowiedzialna za kontakty z mediami. Zawsze może zdarzyć się, że pojawi się ktoś nie zapowiedziany kto chciałby zebrać informacje o firmie i byłoby dobrze, gdyby informacji tych udzieliła osoba kompetentna.

Komunikacja targowa nie kończy się w momencie zamknięcia targów. Przez cały czas trwania wydarzenia warto bacznie przyglądać się temu co się tam dzieje, albowiem duża liczba przedstawicieli danej branży w jednym miejscu pozwala na zaobserwowanie pojawiających się trendów, wyciągnięcie wniosków i być może stworzenie ciekawych materiałów zarówno dla mediów zewnętrznych jak i do mediów własnych, które pokażą, że firma reaguje na zmieniającą się rzeczywistość i pozostaje w trendzie, a być może nawet tworzy nową wartość stając się innowatorem czy odkrywcą.