Komunikacja jest sztuką porozumiewania się. Nie należy jednak jej rozumieć w prosty, jednoznaczny sposób, czyli jako tworzenie komunikatu werbalnego (czyli wyrażonego słowami) lub niewerbalnego przez jedną osobę i przesyłanie go do drugiej osoby. Istotą bowiem komunikacji jest jej skuteczność, o której możemy mówić, gdy odbiorca zrozumie komunikat w taki sposób, w jaki chciał go przekazać nadawca.

Uczynienie komunikacji możliwie skuteczną to trudna sztuka, ale można się tego nauczyć. Wyniesienie komunikacji w firmie na wyższy poziom sprawia, że organizacja lepiej funkcjonuje, a pracownicy słuchają się wzajemnie. Dzięki temu efektywnie współpracują, a efekty wykonywanych zadań są lepsze.

Komunikacja interpersonalna

Choć przedmiotem naszego zainteresowania jest komunikacja w firmie, to nie możemy zapomnieć o czynniku ludzkim. Wszelka bowiem wymiana informacji, nawet jeżeli odbywa się między instytucjami, to tworzona jest przez ludzi. Komunikujemy się z innymi, aby wyrazić swoje myśli, przekonania, uczucia, wymienić informacje, wydać polecenia, dokonać oceny (osoby, przedmiotu, zjawiska), wykonać wspólny projekt, określić własną pozycję, czy wyrazić siebie. Na każdy akt komunikacji wpływają bariery komunikacyjne, które zakłócają przekaz komunikatu. Najczęściej są to różnice językowe, nadmiar emocji, nadmiar informacji, brak zaufania, odmienne postrzeganie rzeczywistości czy niespójność komunikatów werbalnych i niewerbalnych. Możliwie skuteczne ich niwelowanie czy minimalizowanie zwiększa szansę skutecznego porozumienia się z rozmówcą, czy – szerzej – z odbiorcą.

Komunikacja w firmie

Zasady znane z komunikacji interpersonalnej obowiązują także w komunikacji biznesowej. Tutaj jednak warto pamiętać, że celowe jest zadbanie w pierwszym kroku o komunikację wewnętrzną, by przekaz płynący z organizacji do innych podmiotów był spójny. Jak zatem zadbać o prawidłową komunikację wewnętrzną w organizacji?

Przede wszystkim, nie należy jej lekceważyć. Nawet w małych firmach ważne jest, by przy użyciu odpowiednich narzędzi informować pracowników, radę nadzorczą czy akcjonariuszy o istotnych kwestiach. Można to robić przy użyciu poczty elektronicznej, spotkań zespołów, informatorów i biuletynów wewnętrznych, czy szkoleń. Dbałość o ten obszar pozwala uniknąć niepotrzebnych, często przekłamanych informacji przepływających między pracownikami w luźnych rozmowach, czyli w tzw. komunikacji korytarzowej – bardzo trudnej do kontrolowania.

Do stworzenia sprawnie funkcjonującej komunikacji wewnętrznej warto zaangażować specjalistów, którzy zaprojektują ten proces, a w czasie szkolenia nauczą pracowników jak z niej korzystać. Każda organizacja powinna mieć świadomość, że największy potencjał do zostania ambasadorem marki mają właśnie pracownicy, pod warunkiem, że są odpowiednio poinformowani.

Na czym polega szkolenie z komunikacji?

W organizacjach pracownicy najczęściej współpracują ze sobą w ramach swoich działów, ale działy muszą także współpracować między sobą. Nierzadko zdarzają się również projekty międzydziałowe, które stawiają ich uczestników w całkiem nowej sytuacji komunikacyjnej.

W zespołach projektowych spotykają się ludzie o bardzo różnych kompetencjach, używający różnego języka i często odmiennie rozumiejący postawione cele. Przeprowadzone szkolenie pomogłoby im zrozumieć jak aktywnie słuchać, budować relacje, radzić sobie z presją, manipulacjami, skutecznie ustalać zasady współpracy i egzekwować je oraz jak przekazywać trudne informacje.

Uczestnicy takiego szkolenia uczą się współpracy zespołowej, radzenia sobie z konfliktami osób o różnych typach osobowości czy wykorzystywania mowy ciała. Takie umiejętności pomagają w codziennej pracy i są wystarczające, gdy organizacja funkcjonuje bez zakłóceń. Problem pojawia się, gdy na horyzoncie rysuje się kryzys.

Komunikacja na złe czasy

Lekarze powtarzają, że lepiej jest stosować profilaktykę niż leczyć i zasada ta odnosi się nie tylko do medycyny. Kryzysy pojawiają się w każdej firmie i choć nie sposób precyzyjnie przewidzieć, kiedy i jakiego rodzaju problem się pojawi, to z pewnością warto mieć przygotowaną komunikację kryzysową, by jak najsprawniej łagodzić skutki niekorzystnej dla sytuacji. Dlatego warto wcześniej wytypować potencjalne sytuacje kryzysowe i opracować strategię oraz wiedzieć jakie narzędzia do komunikacji w jakim kryzysie sprawdzą się najlepiej.

Komunikacja kryzysowa bywa wyzwaniem nawet dla doświadczonych PR-owców, więc tym bardziej dla zarządzających firmą. Dlatego bardzo ważne jest, aby zawczasu opracować strategię komunikacji w kryzysie, zawierającą wiele możliwych scenariuszy rozwoju wydarzeń i wykorzystać do tego celu doświadczonych specjalistów.