1. Pomyśl
Musisz wiedzieć po co chcesz ich zatrudnić. Bez sensu jest robić „sztukę dla sztuki”. Trzeba robić rzeczy użyteczne. Jeśli się ich ni robi za chwilę (krótszą lub dłuższą) przychodzi znużenie albo frustracja. I to szybciej po stronie klienta niż agencji.
Agencje i freelancerzy mają zwykle wiele wyrozumiałości wobec klienta, dopóki ten płaci za usługi , więc będą szukać celu za klienta albo razem z nim. Czasem się udaje, czasem nie. Moje doświadczenie podpowiada, że klienci więcej użyteczności czerpią ze współpracy z doradcą gdy mają w tym jakiś jasny, znany obu stronom cel.
I klient powinien o tym powiedzieć agencji, chociaż niektórzy nie mówią. Wprawdzie spece od komunikacji (PR i marketingu) są nieźli w przewidywaniu przyszłości, bo śledzą trendy, raporty, statystyki etc., to jednak nie są jasnowidzami. Strategia na współpracę typu „Niech się Państwo domyślą” jest zwyczajnie głupią strategią.
Niestety – dla doradców i dla samych siebie – tacy klienci też są.
2. Zarezerwuj czas
Musisz mieć rezerwę czasu na współpracę. Albo zajmiesz się tym samemu albo powierzysz to pracownikowi. Lepiej samemu – jak pisałem już we wcześniejszym poście. I niestety – w tym przypadku nie sprawdza się zasada „lepsze cokolwiek niż nic”, bo wydelegowanie osoby o zbyt niskim poziomie w hierarchii, pozbawionej mocy decyzyjnej sprawia najczęściej, że i tak współpraca się nie klei i klient wyrzuca pieniądze w błoto.
Trzeba pamiętać, że zakup usług doradczych różni się od zakupu wywrotki piasku i podpisanie umowy nie kończy relacji z dostawcą.
To naprawdę początek drogi. Musisz być przy tym obecny. Ty albo twój zespół – z powyższym zastrzeżeniem co do osadzenia hierarchicznego pracownika. Doradca, wykonawca, czy audytor – obojętnie do jakiej roli zatrudnisz speca od komunikacji lub agencję, będą oni potrzebować uwagi – wkładu merytorycznego, kontaktów, akceptacji wykonywanych prac. Agencja lub freelancer (a często również in-house’owy pracownik) poszczeni samopas będą błądzić.
Jest jednak bardzo duża szansa, że jeśli zainwestujesz w początkowym etapie współpracy odpowiednio dużo czasu, po ok. sześciu miesiącach agencja lub freelancer się usamodzielni. Ale nie jest to, niestety, reguła.
3. Spisz swoje wymagania
O ile w ramach współpracy nie powstanie formalny plan działania lub strategia – to wówczas podstawą działania wykonawcy będzie brief. Jeśli będzie dobrze przygotowany (co nie jest łatwe, ale agencja może pomóc w jego opracowaniu), to będzie on swoistym FAQ, które zwolni ci trochę czasu, o którym piszę w punkcie powyżej.
I tu wracamy do punktu pierwszego – trzeba pomyśleć, żeby to napisać. Spisane wymagania / plan / brief – każdy z tych dokumentów będzie punktem odniesienia w sytuacjach spornych (a takie na pewno się przydarzą – nawet przy najlepiej dopasowanej do klienta agencji). Jeśli trzeba będzie zwrócić uwagę na brak spójności działań agencji z postawionymi wymaganiami, bez konkretnego kwitu trudno będzie wyjść z sytuacji „słowo przeciwko słowu”.
Wprawdzie „klient ma zawsze rację”, ale racja na siłę nie prowadzi do długotrwałej udanej współpracy, więc warto mieć ten spisany plan, aby uniknąć sytuacji, w której będziesz mieć ochotę egzekwować od wykonawcy czy doradcy jakieś rozwiązania z pozycji siły.